ERP oh je oh je? — Vom weißen Blatt Papier zum idealen ERP-System
Ein Fachbeitrag von Anna Göhrig |
12. Oktober 2022 | 6 Minuten Lesezeit
“It’s wonderful to have a beginner’s mind.” – Was Steve Jobs damit meinte:
Bleibe offen für alle Möglichkeiten und gehe nicht davon aus, dass du von Anfang an alles weißt. Was die Beratung zu ERP-Systemen betrifft, gehen viele Beratungshäuser bereits von einer Lösung aus, bevor alle Anforderungen durchleuchtet wurden. Zum einen, weil sie auf ein System spezialisiert sind, zum anderen, weil der Anforderungskatalog des Kunden stur abgearbeitet wird. Unser Experte David Lange, Solution Architect E-Commerce, ging bei unserem Kunden Thomas Philipps von einem weißen Blatt Papier aus – wie er Schritt für Schritt das bestmögliche ERP-System fand, lest ihr in diesem Artikel.
Ein neues Universum bauen – wo fangen wir an?
Für den Relaunch des Online-Shops benötigte Thomas Phillipps eine völlig neue Systemlandschaft, die nicht nur das bereits festgelegte Shopsystem Shopware 6 beinhaltete, sondern alle Bereiche von Warenwirtschaft bis Buchhaltung abdeckte sowie auch mit dem ERP-System der Schwestergesellschaft kommunizierte. “Dafür definierten wir zunächst die drei großen Themenbereiche Hosting und Sicherheit, Beratung und Auswahl des ERP-Systems sowie Funktionsplanung des Webshops. Die Beratung zum ERP-System stellte zunächst den umfangreichsten Punkt dar, denn hier galt es, die Ziele und Anforderungen genau zu verstehen, in die Basis des Unternehmens zu gehen und Fragen darüber zu stellen, was die einzelnen Abteilungen überhaupt brauchten.” erklärt David Lange, leitender Berater in dem Projekt. In seinen Händen lag es, die unterschiedlichen Bedürfnisse nicht nur zu verstehen und zu erfassen, sondern auch in Einklang zu bringen. Welche Lösung eignet sich am besten für alle Zielsetzungen und Teilbereiche – und wo müssen Individuallösungen ausgelagert oder neu entwickelt werden?
Die Ist-Analyse: Anforderungen hinterfragen
Das Mosaik zur Lösung war anfangs eher unvollständig wie ein archäologisches Fundstück aus Pompeii. Für die Wahl lag ein stichwortartiger Anforderungskatalog des Kunden vor – doch erst die Details vervollständigen das Bild. Statt aus den ersten Informationen definitive Rückschlüsse zu ziehen, wurden Prozesse hinterfragt: Wie arbeitet ihr mit euren Versandanbietern? Wie gestaltet sich der aktuelle Prozess bei der Kommissionierung? Auf diese Weise war es möglich, zu verstehen, was wirklich gebraucht wird und die Prozesse, wie etwa den Retourenprozess, optimal zu definieren. Abläufe wie etwa von Anmeldung über Wareneingang bis hin zur Rückbuchung wurden durchleuchtet und der passende Weg gefunden, diese im ERP und Shopware zu harmonisieren. “Natürlich muss man abwägen: Prozesse für 80 Mitarbeiter sollte man nicht grundlos umwerfen. Es muss ein Weg gefunden werden, Menschen und Technologie hier optimal in Einklang zu bringen.” Mittels persönlicher Gespräche konnte schließlich ein Gesamtbild entwickelt werden, das auf eine grobe Richtung hinwies.
Wichtig war mir, alle Abteilungen von Anfang an in den Prozess zu integrieren – keiner weiß besser, was wichtig ist, als derjenige, der in dieser Abteilung arbeitet.
David Lange, Solution Architect E-Commerce
The Final Five: Eine grobe Auswahl treffen
Nach zahlreichen intensiven Gesprächen mit den Mitarbeiter:innen befanden sich noch fünf Systeme im Rennen, die für eine Firma dieser Größenordnung in Sachen Funktion, Preis und Flexibilität in Frage kamen. Nun ging es darum, wirklich im Detail zu prüfen: Welches ist die nachhaltigste Lösung für unseren Kunden? Als Entscheidungshilfe stellte unser Experte Kriterien auf, die im folgenden Schritt genauer unter die Lupe genommen wurden. Von Flexibilität bei Individualentwicklungen bis hin zu Supportmöglichkeiten im Ernstfall. “Man muss auch ehrlich sein: Kein System kann zu 100% alles abdecken, was jede Abteilung braucht. Also muss man mit einbeziehen, welche individuellen Entwicklungen oder Drittlösungen man im Einzelfall hinzunimmt. Das ist von ERP-System zu ERP-System verschieden.”
Validierung: Prüfen, testen, fragen
Die zahlreichen aufgestellten Entscheidungskriterien, die nach Priorität geordnet und noch einmal granularer unterteilt wurden, galt es nun auf Herz und Nieren zu prüfen. Unser Team verließ sich dabei nicht auf die Produktbeschreibungen der Hersteller, sondern telefonierte mit den Anbietern der ERP-Systeme, ließ sich Demos zeigen und setzte eigene Demos auf, um die gewünschten Funktionen zu prüfen. “Uns war beispielsweise wichtig, dass unser Kunde nicht ein halbes Jahr auf Support warten musste, um ein Problem zu lösen – das würde sie massiv ausbremsen. Auch in Sachen Flexibilität schauten wir genau hin, wie abhängig wir von den inhouse-Entwicklern der Hersteller oder Partnerunternehmen wären, denn auch das kann zukünftigen Fortschritt blockieren.” erläutert David Lange.
Es gibt kein System das alles kann, du hast überall Risiken, deshalb muss man diese auch offen legen und gemeinsam eine Lösung erarbeiten.
David Lange
Das beste für den Kunden – aus unabhängiger Sicht
And the winner is…— Über die Ziellinie schafften es schließlich zwei Systeme, die die Kriterien maximal erfüllten. Für eines davon lieferten wir eine klare Empfehlung, da dieses während unserer Recherchen besonders durch Preis-/Leistung, Flexibilität und Support überzeugte. “Man steht wirklich vor der Qual der Wahl – auch andere Systeme haben ihre Stärken in bestimmten Bereichen. Jedoch überzeugten uns beim empfohlenen ERP-System zusätzlich auch die persönlich abgefragten Erfahrungswerte sowie ein Support-Team, das die ERP-Einführung mit hoher Fachkompetenz und Erfahrung begleiten kann.” Damit wurden die in der SWOT-Analyse festgestellten “Risiken” eliminiert und das Team von Thomas Philipps konnte sich mit wärmster Empfehlung für das passendste System entscheiden. “Wir befinden uns bereits mitten in der Einführung des Systems, die Abteilungen machen ihre Aufgaben, das Expertenteam des ERP-Anbieters übernimmt ab hier und wir begleiten den Prozess, damit alles in die gewünschte Richtung läuft.”
Verstehen, statt verkaufen
Mit einem neutralen Mindset an die Sache heranzugehen, das war der Schlüssel zum idealen Ergebnis für den Kunden. Nicht alle Geheimnisse der Beratung wollte David offenlegen – aber ein paar essentielle Zutaten verrät er dennoch: Transparenz über die Stärken und Schwächen der Systeme, gemeinsames Erarbeiten der Entscheidungsgrundlage und vor allem keine Voreingenommenheit gegenüber einem System. “Wir vertreten keinen Systemanbieter, sondern sind an einer nachhaltigen Lösung interessiert. Neben der richtigen Wahl des ERP-Systems ist ein wichtiger Faktor auch der passende Partner bzw. das passende Team bei der Einführung. Es bringt für uns mehr Ärger mit sich, wenn der Kunde in einem Jahr Probleme hat, als dass wir von einer Provision profitieren würden.” In diesem Sinne: Auch wenn sicher kaum einer mehr Leidenschaft und Fachwissen in die Beratung mit einbringt, geht David für ONEDOT wohl auch das nächste Projekt mit einem Steve Jobs-mäßigen “Beginner’s Mind” an.
ERP-Experte
Head of E-Commerce